Flota samochodowa to temat na tyle skomplikowany, że niekiedy wiąże się z oddelegowaniem konkretnego pracownika do zajmowania się tym zagadnieniem. W jaki sposób należy stworzyć i prowadzić wspomnianą flotę?
Posiadanie pojazdów służbowych przez przedsiębiorstwo nie jest niczym nowym. Niemal każda firma potrzebuje własnych aut, a ich liczba i rodzaj zależą od tego, czym nasza spółka się zajmuje. Dopasowanie aut do pracowników jest jedną z podstawowych czynności, jakie powinniśmy wykonać, planując stworzenie własnej floty samochodowej. Zupełnie inne pojazdy są potrzebne kurierom czy dostawcom, inne kadrze zarządzającej, a jeszcze inne szefowi przedsiębiorstwa.
Flota samochodowa nie może być zbudowana i zarządzana ad hoc – aby była właściwie wykorzystywana i nie przynosiła strat spółce, potrzebuje sprawnego managera, który zna się na rzeczy i dobrze wie, ile różnych elementów tworzy jego zakres obowiązków. Fleet manager odpowiada nie tylko za zakup i sprzedaż aut do firmy, ale także za ich obsługę serwisową, zgłaszanie wszelkich szkód, kontrolę stanu liczników czy też rozliczanie przejechanych kilometrów.
W zależności od tego, jak duża jest flota samochodowa, można pomyśleć nad kilkoma rozwiązaniami – w grę wchodzą zatrudnienie osoby, która będzie odpowiadać za flotę, zrzucenie tego tematu na barki sekretariat lub też współpraca z firmą zewnętrzną, która się zajmie posiadaną przez nas flotą. Nie da się jednoznacznie określić liczby aut, od której najbardziej opłaca się trzecie rozwiązanie – każde przedsiębiorstwo musi podjąć decyzję we własnym zakresie. Wybór samochodów to też nie lada problem: należy wziąć pod uwagę kilkanaście różnych czynników – rozmiar, spalanie, bezawaryjność, koszty napraw czy też kwota, za jaką możemy sprzedać pojazdy po zakończeniu okresu ich użytkowania.
No właśnie, kwestia kosztów. Oprócz zakupu oraz rejestracji poszczególnych aut, musimy pamiętać o badaniach technicznych oraz o ubezpieczeniu OC dla każdego samochodu, który znajdzie się we flocie. Niektóre firmy ubezpieczeniowe oferują przedsiębiorcom odpowiednie zniżki, co nie zmienia faktu, że łączna liczba wydatków przy tworzeniu puli pojazdów służbowych może być zaskakująco spora.
Dobra flota samochodowa w firmie powinna również charakteryzować się specjalnym systemem monitorującym. Kontrolowanie tras pojazdów, sprawdzanie zużycia paliwa czy też szczegółowa ewidencja poszczególnych przejazdów to minimum, jakie taki system musi spełniać – dzięki temu spółka otrzymuje pewność, że zakupione auta są wykorzystywane w odpowiedni sposób.
Decyzja o zakupie samochodów do przedsiębiorstwa powinna być dokładnie przemyślana i przeanalizowana – nie sztuką jest kupić pojazdy służbowe, sztuką jest wybrać jak najlepiej, żeby pod względem finansowym wszystko było w porządku. Naszym tekstem chcieliśmy Wam pomóc w zrozumieniu tego, jak istotna jest to kwestia i dlaczego dobrze jest zastanowić się nad samochodowymi potrzebami naszej firmy.
